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Datos útiles para mejorar nuestra comunicación remota

El uso de los dispositivos electrónicos se ha vuelto de uso obligatorio para mantenernos en contacto con nuestras audiencias de interés en estos tiempos de aislamiento forzoso. Estos recursos externos, así como los internos, pueden ser muy útiles y eficientes, cuando los sabemos aprovechar bien para una mejor comunicación.

Ha estado entre nosotros por más de 160 años, y aun hoy hay quienes, antes de comenzar a usarlo, lo golpean varias veces, impostan la voz, y con el aparato prácticamente incrustado en la boca, en un volumen ensordecedor, dicen algo así como: “1, 2, 3… 1, 2, 3… probando… probando… síí… síí… noo… noo…”.

Algo parecido, menos caricaturesco, es cierto, pero igualmente ineficiente, ocurre en la actualidad con el uso de los dispositivos electrónicos que nos hemos visto obligados a utilizar para mantenernos en contacto y en comunicación con nuestras audiencias de interés, en estos tiempos de aislamiento forzoso.

Tal cual el micrófono, estos otros instrumentos tecnológicos nos servirán para mucho, o para muy poco, en una relación que es directamente proporcional al tiempo y la atención consciente que les dediquemos para habituarnos a utilizarlos debidamente, con la misma destreza con la que nos valemos de otros recursos externos.

Comunicación estratégica

Tiene igualmente un alto valor estratégico que sepamos manejar también nuestros recursos internos: la mirada, la voz y la expresión corporal, para compensar la sensación de desconexión que nos produce a todos no compartir la misma sala cuando celebramos reuniones intermediadas por dispositivos electrónicos.

Muchos han convenido en llamarlas “reuniones virtuales”, o “no presenciales”, cuando en estricto sentido son reales y presenciales, aunque ocurran de otra manera.

Cualquiera que sea el tipo de encuentro del que se trate, siempre habremos de apelar a los instrumentos personales con los cuales contamos para comunicarnos con los demás. La diferencia estriba en la necesidad que tenemos de desarrollar nuevos modos, nuevas conductas comunicativas, para adaptarlas a las condiciones del ámbito en el que las llevamos a cabo en la actualidad.

En este ensayo proporcionamos algunas recomendaciones sobre el manejo de varios elementos que intervienen en el aspecto formal de la comunicación intermediada por dispositivos electrónicos.

Escenario e iluminación

El espacio ubicado detrás de quienes participan en la sesión debe ser sencillo, lo más uniforme posible, y sin objetos que imanten la atención del espectador; que sea transparente para quien está del otro lado de la cámara, de forma tal que toda su atención visual se centre en el interlocutor y su mensaje.

  • Es conveniente estar ubicados lo más cerca posible de una fuente natural de luz.
  • Comprobemos que la iluminación no sea a contraluz, que tiende a oscurecer el rostro de quien está frente a la cámara.
  • Evitemos proyectar sombras sobre el fondo que tengamos detrás de nosotros.
  • Cuando sea menester contar con luz artificial, conviene que usemos luces cálidas o semi cálidas, que nos iluminen uniformemente, y siempre ubicadas frente al rostro, no justo encima de la cabeza, pues esa iluminación produce sombras que distorsionan la expresión facial.
  • La sesión debe transcurrir en un espacio aislado del entorno, en el que no ocurran eventos visuales o auditivos que perturben la comunicación.

    La cámara

  • Conviene ubicar la cámara a unos 65 centímetros de la cara, y a una altura al mismo nivel de los ojos de la persona que habla sentada frente al escritorio, de forma tal que su mirada se dirija horizontalmente hacia el interlocutor, y no de arriba hacia abajo, o de abajo hacia arriba.
  • Debemos apagar la cámara cuando necesitamos hacer algo que podría distraer la atención de la audiencia.

El computador

  • Con frecuencia la cámara que utilizamos forma parte del computador desde el cual establecemos la comunicación con el o los interlocutores.
  • Es necesario manejar muy bien el computador y la aplicación que usamos para realizar la reunión:
  • Activación y desactivación de la cámara.
  • Activación y desactivación del micrófono.
  • Envío y lectura de mensajes entre los participantes.
  • Compartición de documentos.
  • Solicitud de turno para hablar.
  • Muy atentos a que en la pantalla del computador esté tan solo lo que queremos compartir con la audiencia.
  • Identificar las numerosas capacidades que tienen estas aplicaciones.
  • Mientras más limpio el sonido, más fácil su comprensión.
  • Conviene comprobar la calidad de definición de sonidos del micrófono.
  • Los micrófonos de balita, (corbateros, de solapa, etc), suelen reproducir mejor los sonidos que los que vienen instalados en los dispositivos electrónicos.
  • Es recomendable hacer pruebas de sonido antes del inicio de las reuniones remotas.
  • Debemos apagar el micrófono cuando vamos a decir algo que nada tiene que ver con el propósito de la reunión.
  • Conexión visual

  • Crear relaciones uno a uno con la audiencia es esencial
    para atraer su atención cognitiva y emocional.
  •  En la pantalla de ese computador vemos a las personas en la reunión.
  • Cuando hablemos, fijemos nuestra mirada en el espacio del computador donde está la cámara.
  • Dependiendo del dispositivo que usemos, la cámara no siempre se percibe claramente (especialmente en las tabletas y en los teléfonos celulares).
  • En esos casos, conviene constatar la ubicación exacta de la cámara y dirigir la mirada a ese punto mientras hablemos.
  • Hablemos directamente a la cámara.
  • Desde ese computador compartimos documentos con el o los interlocutores.
  • Debemos evitar hablar mientras vemos los documentos que tenemos en la pantalla de nuestro computador. Perderemos la conexión visual.
  • Cada vez que necesitemos tomar alguna información del documento en la pantalla, o en notas en un papel, hagamos una pausa.
  • En ese momento, en silencio, buscamos con los ojos esa información.
  • Una vez que sabemos lo que vamos a decir, volvemos a la cámara y seguimos con el discurso.
  • Mientras es otro quien habla, fijamos nuestros ojos en los suyos y le prestamos toda nuestra atención.

    Conexión vocal

  • Adecuar la voz al sentido del mensaje es indispensable para incrementar la capacidad persuasiva del expositor.
  • La cercanía del micrófono a su boca exige que el hablante se asegure de que la intensidad (volumen) de su voz se mantenga en niveles tolerables para el escucha.
  • Una intensidad muy alta causa molestias y rechazo.
  • Una intensidad muy baja distrae la atención del escucha.
  • Es indispensable articular la máscara facial para emitir sonidos vocales y consonantes inconfundibles que faciliten al escucha la comprensión de los mensajes.
  • La modulación justa de la voz enfatiza el valor relativo de asuntos relevantes, de mensajes fundamentales en el discurso.
  • El habla serena, pausada, es más eficiente que la estridencia y la alta velocidad.

    Conexión corporal

  • Armonizar la expresión corporal con el sentido del mensaje es indispensable para evitar los ruidos visuales que distraen a la audiencia.
  • Es recomendable ubicarse a unos 60 centímetros de la cámara para que la toma sea lo suficientemente abierta, de forma tal que la audiencia pueda observar los gestos que siempre producimos para acompañar y ampliar los mensajes verbales.
  • Acercarse demasiado a la cámara puede producir distorsiones en el rostro.
  • La prominencia del rostro del hablante en este tipo de reuniones cobra una preeminencia mayor que cuando podemos ver a alguien de cuerpo entero.
  • Recomendamos hacer reflexiones y producir pensamientos positivos y gratos antes de comenzar nuestras reuniones para que el rostro se muestre sereno, tranquilo.
  • Tengamos en cuenta que la sonrisa despierta emociones positivas en las personas, lo cual incrementa la atención del otro y elevamos nuestra capacidad persuasiva.
  • Son muchos los beneficios de sonreír. Aquí les presentamos solo 10.

Álvaro Benavides La Grecca es Comunicador Social de la Universidad Central de Venezuela; Máster en Comunicación de Masas de la Universidad de Leicester, Inglaterra; egresado del Programa Avanzado de Gerencia del Instituto de Estudios Superiores de Administración, IESA. Ha sido profesor en las universidades Central de Venezuela, Católica Andrés Bello, y en el IESA. Director de Cambridge International Consulting, se dedica a la capacitación y consultoría en comunicaciones para los sectores público y privado en América Latina y España. Es autor de Comunicación Persuasiva, 50 propuestas para impactar a las audiencias de manera eficaz, Los Libros de El Nacional, Caracas, 2011.