De emprendedor a empresario gastronómico: el famoso inventario

Diana & Luismi Asesores Gastronómicos ofrecen el tercer capítulo de su curso para emprendedores culinarios. Esta vez enseñan a manejar mejor el inventario, de manera que no se convierta en una fuga de dinero que destruya la liquidez

De emprendedor a empresario gastronómico: el famoso inventario

Para la mayoría de los negocios gastronómicos, el inventario se podría definir como la fuga de dinero que, desde la oscuridad de una alacena y desde el frío invierno de un congelador, va destruyendo poco a poco las finanzas y la liquidez de tu empresa.

Sabemos que ésta no es la definición teórica de la palabra inventario, pero sí una de las que más se acerca a la realidad de tantos negocios de comida. Para muchos, es la última y menos importante gerencia.

Pero, déjanos decirte que el inventario va mucho más allá de hacer una rotación de productos dependiendo de sus fechas de caducidad.

Un control de inventario es fundamental para que tu negocio gastronómico sea rentable. Además es una de las herramientas principales para asegurar tu estructura de costos y que tu empresa supere los temidos primeros 2 años de actividad.

Este control va desde la creación de una lista de compras estratégica, en donde se contemple un presupuesto estimado del costo de reposición, hasta las salidas fechadas de cada uno de los productos desde tu almacén hacia tu centro de producción, es decir, tu cocina.

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Foto Rene Asmussen / Pexels

Los elementos que conforman una correcta estructura de inventario parecen simples y sin importancia. Pero te aseguramos que tiene un impacto dentro de tu negocio.

La lista de compra

El primer elemento es sin duda lista de compra. De hecho es donde todo empieza y, por muy tonto que parezca, es la primera alarma que debes observar con mentalidad empresaria para proteger la rentabilidad de tu negocio.

La lista de compras ideal, debe estar dividida en materia prima, cantidad, marca, proveedor o lugar de compra y presupuesto.

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La materia prima, cantidad y marca, indica todo lo que debes adquirir con exactitud. Así, cualquiera que esté en tu negocio, tiene la capacidad de entender lo que se necesita y cuánto se necesita.

Este dato lo deberá arrojar tu estructura de inventario y es fundamental para evitar compras al azar, esas que siempre aparecen cuando no tienes definido al 100% la cantidad de reposición de tu inventario para funcionar.

El lugar donde compras

Tener definido tu proveedor o el lugar donde adquieres los productos, te ayudará a planificar la logística y crear una ruta estratégica para invertir la menor cantidad de tiempo y gastos de transporte posibles al momento de hacer las compras.

Recuerda que todo va sumando puntos dentro de la rentabilidad de tu negocio. Si haces una ruta más larga gastarás más combustible, la depreciación del vehículo aumentará y tendrás menos tiempo para dedicarte a otros elementos de tu negocio, por ejemplo, administrarlo.

El presupuesto

Ahora llegamos al punto más importante dentro de tu lista de compras, el presupuesto.

Toda lista debe tener un presupuesto para evitar comprar de más. Será el indicador que te dirá cuando los precios de la materia prima que utilizas hayan aumentado o, quizás, milagrosamente, hayan disminuido.

El presupuesto será un escudo protector para las compras impulsivas que puedas tener y evitarás la famosa situación en la cual estamos seguros que has caído alguna vez: “Está barato, aprovecho y compro dos”.

Ahora te preguntarás ¿Cómo completar esta lista de compras?

Esta lista se alimentará directamente de la estructura de control del inventario de tu negocio. Dicha estructura te dará las cantidades necesarias para que el nivel de stock no sea ni más ni menos del punto de inventario medio.

¿Inventario medio? ¿Cómo funciona?

Sí, debes saber que tu inventario funciona como un tanque de gasolina. Tiene 3 niveles: inventario full, medio y de emergencia.

El inventario full te funcionará sobre todo cuando utilices productos que son de difícil acceso, como mercancías importadas que, por conveniencia de precios y logística debes adquirir una cantidad considerable.

Pero, atención, este inventario solo lo debes utilizar cuando tu negocio realmente dependa de esta tipología de productos Esto hará que tu liquidez entre en márgenes de riesgo elevado.

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El nivel de inventario medio es el inventario ideal a nivel de liquidez y en el que te recomendamos permanecer. Antes de seguir sobre este punto hay varios detalles que debes saber.

El 80% de la falta de liquidez de tu negocio se produce en el inventario. Esto sucede cuando mantienes tu negocio con el tanque de gasolina full.

El inventario medio, dependerá directamente de los números de ventas de tu negocio y evitará que hagas compras de más innecesariamente. Por ende, el inventario medio actuará como una especie de barrera en contra de la pérdida de liquidez.

La reserva de emergencia

Este inventario trabaja en conjunto con el tercer nivel, la reserva de emergencia.

Ésta será esa lucecita roja de alarma que te avisará que ingredientes o elementos debes reponer de tu inventario urgentemente antes de comenzar a quedar mal con tus clientes al no tener cómo producir tus productos.

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La reposición del tanque de emergencia debe ser justo para llegar nuevamente hasta el inventario medio, ni más ni menos.

El tiempo

¿Todo bien hasta aquí? Sigamos analizando tu inventario.

El tiempo es otro de los factores que te podrá hacer ganar o perder dinero en tu inventario.

Tener en cuenta los tiempos de entrega y distribución de cada uno de tus proveedores es imprescindible al momento de reponer materia prima. Y no importa si se trata de productos comestibles o no, tu inventario mínimo dependerá de ello.

El tanque mínimo de tu inventario no será el mismo para todos los ingredientes que utilizas en la elaboración de tus productos. Este será tan diverso como la cantidad de proveedores y productos con los que trabajes.

Por ejemplo, si tu proveedor de embutidos tarda de 5 a 7 días para despachar la mercancía, entonces tu inventario mínimo para estos productos deberá bastar para cubrir al menos 10 días de producción. Es mejor tener de 5 a 3 días extras de producción para blindarte por cualquier eventualidad que puede suceder en el proceso de distribución.

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La liquidez

El segundo elemento es la liquidez, y mucho te hemos hablado sobre ella. Ahora ha llegado el momento de hablar de cuánto vale monetariamente tu inventario.

El inventario tiene valor propio, y muchas veces los descuadres en las relaciones de cajas, a final de mes, ocurren gracias a él.

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Debes saber que todo lo que adquieres y colocas dentro de tu inventario es considerado una inversión y forma parte del patrimonio de tu empresa. Solo que la depreciación de éste no es de 3, 5 o 10 años, sino de 2 semanas a 12 meses, porque en gastronomía se trabaja con productos con una fecha de caducidad corta.

Por esta razón, hay una regla que debes seguir: procurar que cada producto que entre en tu inventario tenga una fecha no menor de 80% de su vida útil para que se le considere rentable.

Esto quiere decir que si compras leche de larga duración, que tiene una caducidad aproximada de 4 a 6 meses, deberá poder resistir en tu inventario al menos de 3 a 5 meses.

Como verás, el stock, como a muchos le gusta llamar el inventario, es mucho más complejo que ordenar por fecha los productos, que si bien es un básico del sistema primero que entre primero que sale (el cual se usa en gastronomía) es solo una parte de lo que implica esta gerencia.

De ahora en adelante te invitamos a observar el inventario de tu negocio como una herramienta para mitigar y paralizar esas fugas por liquidez que no te dejan crecer.

Diana y Luismi son asesores especializados en negocios gastronómicos. Puede seguirlos en @somosdianayluismi

Para leer la primera entrega de este curso para emprendedores gastronómicos, donde se comparten las claves generales para tener éxito, puede hacer clic aquí.

Para leer la segunda entrega, sobre la atención al cliente, puede hacer clic aquí.