4 pasos para mejorar tu bandeja de entrada

Las bandejas de entrada acumulan correos sin parar, ¿quién no ha tenido en su e mail miles de mensajes sin abrir? Muchos de ellos son spam, publicidad o asuntos que dejamos “para leerlos luego”. Aunque sean una especie de “cartas virtuales” que no ocupan espacio en nuestra habitación, acumular correos es también una forma de desorden.

Según Carson Tate, experta en productividad en el ámbito laboral, esto se debe principalmente a nuestra dificultad para tomar decisiones rápidas: “¿qué es el desorden si no decisiones pospuestas?”, pregunta Tate. Para solucionarlo, recomienda seguir el Círculo de Agilidad para el Correo, que implica leer, decidir, actuar y contener.

Paso 1: Lee el mensaje de forma inmediata

Aunque abramos los correos en cuanto los recibimos, la mayoría de las personas tiene el hábito de abrirlos cuando no tienen el tiempo ni la disposición para leerlos con calma y procesar su contenido. Esto genera que solo podamos retener una fracción de la información. Es decir, que debemos volver a leerlo y gastar más tiempo del necesario en ello.

Releer un mensaje puede no reducir demasiado tu productividad, pero imagina si recibes 50 correos en un solo día y repites el proceso anterior. Si tardas un minuto leyendo cada uno, se traduce en casi una hora invertida en esto.  Por eso, Tate recomienda crear el hábito de revisarlos solo cuando se tiene el tiempo para hacerlo con algo de calma.

Paso 2: Decide. Evalúa si es el mensaje requiere acción de tu parte.

Aquí es donde el usuario tiene el poder de dejar de posponer y generar desorden en su bandeja. Pregúntate: “¿Qué es este mensaje?” “¿Necesita una acción de mi parte?”. Estas dos simples preguntas pueden ahorrarte mucho tiempo frente a la pantalla.

Paso 3. Actúa.

Según lo que te respondas en la pregunta anterior, ejecuta la acción. ¿Este correo necesita una respuesta, que envíe algún archivo, agregar un evento a mi calendario, ofrecerle una solución al remitente? Si es así, tienes tres opciones:

–          Solo hazlo: toma esta opción si no te tomará más de cinco minutos.

–          Delégalo a alguien más: si no está en tus manos lo que solicitan, mejor entrégale la tarea a otra persona. Inmediatamente. Puedes reenviar el correo directamente a la persona adecuada agregando una breve explicación, o envíale una respuesta al remitente con los datos de quien puede ayudarlo y copiando a esa persona.

–          Conviértelo en una tarea: puedes reenviarte el mensaje cambiando el asunto a una tarea como recordatorio. También puedes crear una tarea separada si tu sistema de almacenamiento tiene esa opción habilitada.

Si no requiere una acción, tienes dos opciones: guárdalo o bórralo. Pregúntate cuándo necesitarás la información que hay allí y si los detalles que contiene no están registrados en otro lugar. Si los tienes, bórralo.

Paso 4: Contener los mensajes

Debes recordar que la bandeja de entrada no es para almacenar los miles de correos que recibes. Para contenerlos deberías ubicarlos según su utilidad: a la papelera, al calendario o a las carpetas que hayas creado.

No leas tus mensajes mientras estás en la calle, cambia los asuntos para convertirlos en tareas y hazte las preguntas necesarias para saber qué hacer con ellos. Así, ahorras tiempo frente a la pantalla  para que puedas usarlo en cualquier otra actividad que requiera tu atención.