7 prácticas para preparar a las empresas venezolanas ante la crisis

Miles de libros empresariales se han escrito en torno a “Gestión de crisis”. Y la verdad es que en 10 años de carrera acompañando a empresas en diferentes crisis de nuestro país (algunas muy difíciles) he entendido que no existe ninguna fórmula mágica que podamos aplicar justo cuando las crisis inician.

El momento idóneo para prepararse para una crisis es antes de que llegue, y lograr esto no depende solamente de procesos, sino de la mentalidad de quién dirige una empresa.

“Solo los paranoides sobreviven” es una frase icónica de Andrew Grove, ex CEO de Intel. Y en este contexto es necesario activar la visión paranoide.

En este artículo te comparto algunas claves que puedes aplicar para que tu empresa sobreviva a la crisis a la que le toque enfrentarse.

1. Solidez Financiera

Tener unas finanzas sanas es vital para capear cualquier temporal, tener una buena gestión de los costes, y una buena liquidez son claves.

El conservadurismo financiero no se trata de recortar cualquier gasto a como dé lugar, se trata de tener una mentalidad frugal, analizar las decisiones y su efecto a largo plazo (porque lo que puede parecer muy caro a corto plazo puede ahorrar mucho a largo plazo, por ejemplo, la inversión en tecnología) y darle prioridad a la eficiencia y al orden.

No gastar más de lo necesario, tener aversión al exceso de endeudamiento y no usarlo para gastos, hacer inversiones prudentes y analizadas, y pensar siempre en el peor escenario posible es parte de tener una mentalidad conservadora.

“Esperar lo mejor y prepararse para lo peor” define a las empresas que perduran a muchas crisis, aunque eso implique crecer más lento y tomar menos riesgos.

2. Flexibilidad

Las empresas a prueba de crisis saben que lo único sagrado en la empresa es la cultura, y están dispuestos a cambiar rápidamente el resto de las cosas: productos, servicios, políticas, procesos, operaciones.

Las empresas que superan los momentos difíciles no se enamoran de su forma de hacer las cosas, sino de la continuidad de la empresa. Por eso son más abiertas a utilizar los tiempos turbulentos como catalizador para mejorar: ver la situación, comprenderla y crear nuevos productos y servicios a partir de su especialidad y estructura.

La flexibilidad implica tener apertura a la exploración, a probar nuevas formas de hacer las cosas y a cambiar lo que se tenga que cambiar para asegurar la permanencia y hacerlo a tiempo aunque no se tenga certidumbre, data suficiente o un panorama claro. Recuerda que en momentos de crisis el recurso más escaso es la certeza.

3. Fondo de emergencia y reservas de efectivo

Las crisis siempre llegan, y eso lo sabe Bill Gates quien tiene como política en Microsoft mantener 12 meses de gastos en efectivo disponibles para afrontar cualquier situación complicada y mantener a su compañía cubierta y protegida.

Muchos dueños de empresas pueden pensar que esto es “innecesario porque es tener dinero parado”. Pero tener este fondo hace la diferencia cuando llegan las épocas de vacas flacas… Y siempre llegan.

No debes hacer lo mismo que Bill Gates, sin embargo un primer objetivo es acumular al menos 3 meses de gastos de la empresa en efectivo. Si los inviertes, que sean en mecanismos que te permitan disponer del dinero inmediatamente si lo necesitas en una crisis, y que mantenga su valor. Por ejemplo, bonos del Tesoro de USA.

¿Cómo se construyen estas reservas? Haciendo dos cosas, en primer lugar vigilando constantemente las utilidades de la empresa, y cuidando el efectivo a través de mantener un ciclo de efectivo sano (cobrando rápido, extendiendo las negociaciones de pago a proveedores, manteniendo a raya los gastos y en el caso de que no se puedan las 2 primeras, teniendo alguna línea de crédito o solicitar aportes de efectivo a socios).

4. Estructura eficiente

Las empresas con estructuras pequeñas y flexibles están mejor preparadas para afrontar una crisis ya que podrán moverse más rápido y tendrán menos gastos operativos.

No se trata de recortar gastos sin control, no crecer o no invertir. Se trata de tener un estilo de gestión frugal en el que se priorice la organización, la mejora de procesos y el uso de tecnología antes que el aumento descontrolado del personal.

Cuando se construye una estructura interna eficiente, no solo se mantendrán a raya los gastos operativos, también es posible que la empresa tenga un crecimiento exponencial: crecer en ingresos sin crecer en gastos, o al menos que no crezcan proporcionalmente.

5. Redundancia y descentralización

Si un gerente quiere construir una empresa a prueba de crisis, es fundamental crear sistemas redundantes y descentralizados que puedan resistir las tempestades.

La redundancia implica duplicar funciones o recursos críticos: desarrollar varios clientes, varios proveedores, varios canales de ventas, opcionalidad en la cadena de suministro; tener equipo en constante formación para cubrir puestos y funciones en el caso de que se requieran, utilizar la práctica de “rotación de funciones” para que todo el equipo aprenda nuevas áreas y puedan cubrir diferentes puestos y funciones.

También se incluye tener opcionalidad en el proceso productivo o de prestación de servicios: fuentes de energía y recursos críticos, servidores, maquinarias, logística, entre otros.

Como vemos, no es algo que se construya a última hora. Desarrollar redundancia requiere atención y recursos para preparar a la empresa con antelación.

Por su parte la descentralización implica distribuir la autoridad y la toma de decisiones en diferentes niveles de la organización. Esto permite que cada gerencia tenga autonomía para responder a las situaciones rápidamente y no deba esperar la respuesta o indicación de la gerencia central para tomar acciones.

Para que la descentralización funcione, debe acompañarse de un buen sistema de reclutamiento y formación, una fuerte cultura, metas claras y rendición de cuentas. De lo contrario, tendremos a personas incorrectas o no preparadas tomando decisiones rápidas, una pésima combinación.

6. Rendición de cuentas periódica y comunicación rápida y contínua

Las empresas que tienen internalizada la práctica de medición continua y revisan constantemente indicadores internos y externos, ven a tiempo cuando una crisis se acerca.

Las empresas que ven a tiempo los problemas, tendrán más probabilidades de dar respuesta a tiempo.

Promueve el uso del tablero de indicadores en tu empresa y asegúrate de que los gerentes lo revisen semanalmente, tomen decisiones con base a los datos y que se incluyan indicadores internos para evaluar el desempeño de la organización, pero también externos para evaluar los cambios del mercado y del sector.

De nada sirve verse solo el ombligo, hay que entender a cabalidad el mercado en el que competimos y ver a tiempo los cambios en ese mercado, un ejemplo de esto sería medir si el consumo o demanda del sector o de productos y servicios crece o decrece.

7. Experimentación y aprendizaje

Lo peor que puede sufrir una empresa es el Síndrome del buen estudiante. Se trata de empresas que tienen mentalidad de respuesta correcta y destruyen cualquier indicio de experimentación o prueba. No solo no tienen tolerancia a los errores que nacen de la experimentación, sino que la descartan o la prohíben.

¿Cuál es el problema con esta práctica? Que estamos matando los ingresos del futuro. En los experimentos de hoy yacen los éxitos de mañana.

La recomendación es que demos espacio a pruebas y experimentos controlados y aceptemos que los grandes descubrimientos en el mundo iniciaron con una mentalidad de ensayo y error, no pensando en la teoría y esperando tener todo perfecto para crear la solución mágica que resuelva todos los problemas sin ninguna práctica.

Por último, escucha todas las ideas del equipo y pregúntate ¿Cuál es el paso más pequeño y simple que podemos dar para probar esta idea? De esta forma la experimentación no se hace inviable o costosa y promovemos la cultura del aprendizaje continuo.

No se trata de grandes pasos, los pasos pequeños y continuados también nos llevan lejos y nos ayudan a desarrollar más resiliencia para regresar fortalecidos de las crisis.

Como dice Warren Buffet: “No resuelvas problemas, evítalos”. Yo diría, no respondas a las crisis, construye una empresa a prueba de crisis. Esto te costará tiempo, energía, dedicación y dinero, pero podrás mantenerte de pie cuando vengan los malos tiempos. Si tienes una empresa en Venezuela, sabes que siempre llegan.