Teletrabajo: claves para reuniones menos aburridas

Las reuniones virtuales suponen un gran reto para todos aquellos que de alguna forma debemos liderarlas.

Aunque ha sido una bendición poder conectarnos de manera virtual en épocas de confinamiento, la frecuencia y las horas que se invierten en ellas son detonantes para que en el transcurso de la reunión perdamos conexión con nuestros interlocutores.

Con relación a lo anterior hay datos fulminantes: 90% de los encuestados admite realizar otras actividades durante estas reuniones y 33% indica que lo hacen con frecuencia.

Si nos dejamos llevar por estos datos, la sensación que se impone es eliminarlas o simplemente promover reuniones presenciales. Al fin y al cabo, hemos aprendido a convivir con la mascarilla, y al parecer el virus que nos ha controlado la vida en los dos últimos años, empieza a ceder terreno ante la vacuna y el proceso lógico de inmunización por la cantidad de contagios.

Sin embargo, no es menos cierto que el teletrabajo ha aportado aspectos positivos, de manera tal que con las limitaciones que puedan presentarse en el espacio de casa e internet, las personas han sumado calidad de tiempo a sus vidas, entre otras, evitando tropezar con los imponderables del traslado y movilización.

Además, las iniciativas en pro del ambiente lideradas por muchas compañías promueven este tipo de encuentros, por lo que, en definitiva, el teletrabajo en mayor o menor grado llegó para quedarse.

Vista esta conclusión, no hay otra opción que aprender a conectarnos y conectarnos bien. No pretendo decir que el teletrabajo sea una condición insustituible, nunca lo será. El contacto físico es muy necesario ya que te permite un mejor control de la reunión y poder percibir que tan enganchados están tus interlocutores con tus mensajes o instrucciones.

Entonces, ¿qué podemos hacer para fomentar más participación y menos personas aburridas?

1. Anticipa la agenda de las reuniones

Esta acción permite a los participantes conocer de antemano el terreno, lo cual proporciona seguridad e interés por los tópicos que serán conversados o discutidos.

Eso sí, cuando la compartas, sugiere el tiempo que será dedicado a cada punto e indica la posibilidad de la sugerencia de incluir temas adicionales.

De esta forma, evitas el monólogo y empoderas a todos los participantes.

2. Sé visible y apóyate con datos

Investigaciones indican que los participantes están más comprometidos en las reuniones virtuales cuando el presentador es visible en pantalla y se apoya de una presentación.

Pero, ojo, debemos ser muy cuidadosos con lo que mostramos. La recomendación aquí es evitar plantillas “pesadas” o con información en exceso. En cambio, prepara estas plantillas que muestren una imagen o que resalten específicamente la información o tema que quieras enfatizar.

Es tan desolador hablarle a una computadora cuando presentas y no tienes el dominio de tu audiencia, como mirar o escuchar el sonido de una información que te llega de alguien a quien no puedes mirarle la cara.

3. Promueve reuniones participativas

Si bien anticipar la agenda incide en esta recomendación, lo importante aquí es planificar cuando darles entrada a los participantes.

Conociendo lo que vas a presentar, prepara de antemano estas intervenciones. Si alguien aportó un punto de agenda, permítele que lidere el desarrollo de esa discusión.

Por lo general, una mayoría se abstiene de participar, pero no te rindas y motívales a compartir sus comentarios a través del chat dispuesto en este tipo de plataformas.

4. Gestión del tiempo

En este punto no hay mayor secreto. Respeta los tiempos pautados y evita de todas las maneras posibles extender el mensaje o agregar temas que no estaban agendados.

No pretendo decir que no le demos espacio a la flexibilidad, pero una vez que hemos enganchado a la audiencia con “anticipar la agenda”, cualquier desviación hará – instantáneamente – que la audiencia se desconecte y con ella, se pierde la fuerza de tu mensaje.

Quizás hayas intentado con todo lo anterior y no te funciona. Si es así, reflexiona si era necesaria o si la pudieses sustituir con un mensaje o video bien construido.

En todo caso, no te desmotives. No todos asimilamos de la misma manera las condiciones virtuales que se nos imponen a diario y que pareciera, llegaron para quedarse. La orden: ¡seguir intentando!