Así trabajan juntos los archivos PDF y Excel

El formato de Excel y el formato PDF tienen muy poco en común, más allá de que ambos son procesadores distintos, trabajan de maneras muy distintas; y, sin embargo, podemos hacer que trabajen juntos para optimizar el tiempo, el espacio y el orden de nuestros equipos.

Supón que quieres enviar una hoja de cálculo con presupuestos y añadir facturas de compra que te fueron entregadas en formato de PDF, o que escaneaste y convertiste en este formato. Lo puedes hacer fácilmente al insertar PDF a un Excel; por otro lado, puedes extraer los datos de un formulario PDF a una hoja CVS que se puede leer y editar utilizando el programa Microsoft Excel.

Quédate con nosotros para averiguar cómo realizar estos procesos fácilmente con cualquier documento PDF.

Insertar un PDF en un documento Excel

Si quieres insertar un documento PDF en una hoja de cálculo de Excel, la forma correcta de hacerlo es yendo a la pestaña Insertar y haciendo clic en el ícono Texto, en el menú desplegable, debes seleccionar la opción Objeto.

Al hacer esto, entiendes que el PDF se insertará como un archivo dentro de la hoja de cálculo, y podrá ser abierto por cualquier persona que reciba la hoja después de que la hayas guardado.

Hecho esto, haz clic en el formato que quieres insertar, en este caso Documento de Adobe Acrobat Reader. Ahora, marca la casilla Ver como ícono y haz clic en Aceptar. Finalmente, selecciona el documento que quieres añadir y haz clic en el botón abrir.

Esto colocará el documento PDF en una casilla de Excel y podrás abrirlo haciendo doble clic sobre el mismo. Esto es especialmente útil para enviar, como hemos dicho, presupuestos, datos adjuntos con instrucciones y cualquier otro tipo de información extra que quieras asociar a alguna columna o a una fila de Excel en particular.

Extraer datos de formularios de un PDF

Otra forma de integrar PDF y Excel, es extrayendo los datos de formulario que pueda contener un documento hacia un libro de Excel. Esta función puede ser muy útil si quieres vaciar varias fórmulas de manera más fácil y rápida, para luego comparar dichos datos o incluirlos en sabanas administrativas.

Para importar datos de PDF a Excel utilizaremos el programa PDFelement, y su función Forms. Vamos a la pestaña Forms o Formularios en la cual encontraremos la función Form Recognition o Reconocimiento de formas. Hacemos clic sobre ella y decimos sí a la advertencia de que la acción no puede ser revertida.

Con esto, el programa escaneará el PDF y encontrará los datos de formularios. Lo siguiente que harás será hacer clic sobre la función Data Extraction o Extracción de datos; seleccionas la modalidad de extraer datos desde los campos y das clic en siguiente.

La siguiente ventana aparece con los detalles de la operación que estás apunto de llevar a cabo; haces clic en Start o Iniciar y seleccionas la carpeta donde quieres guardar el archivo CVS.

Con este documento, puedes comparar, analizar y editar los datos de manera más sencilla y cómoda desde Excel y organizarla de la manera más conveniente posible.