La gestión del tiempo y su relación con el estrés

La necesidad de estar de alerta para atender las demandas del exterior y la percepción de la falta de tiempo son causas de estrés.

La sociedad actual nos exige estar conectados y ajustarnos a los cambios constantes que se producen de manera vertiginosa. Esta vivencia –principalmente para los menos tecnológicos– nos lleva a un estado de aceleración temporal que nos impide concentrarnos en objetivos concretos, entre otras, ya que con frecuencia surgen nueva información y otras opciones.

Ese desajuste o brecha que se desencadena es muy perjudicial de cara al camino trazado para alcanzar las metas que nos hemos propuesto. ¡A menos tiempo más estrés!

Ahora bien, esto no es definitivamente así para todos. La percepción del tiempo y de lo que nos afecta, es una vivencia muy personal donde se ponen en marcha esquemas personales y las expectativas. En otras palabras, la percepción la hacemos en función de nuestras prioridades y necesidades.

Dicho lo anterior, la fórmula o relación entre la gestión del tiempo y el estrés es muy clara. Si las demandas son importantes para nosotros y sentimos que no nos alcanza el tiempo, nos producirá estrés. Por el contrario, si la situación no entra en nuestro radar de prioridades, la sensación de estrés disminuye. Pero ojo, siempre debemos considerar otros factores en juego:

1. Necesidades y objetivos

Cuando no tengo mis prioridades y metas claras, cualquier demanda que se dispare podrá ser percibida como potencialmente importante y, por tanto, una causa de estrés.

No obstante, si ambos asuntos los tenemos claros – prioridades y objetivos– podremos asimilar las demandas que no están en sintonía con nuestros objetivos y; en consecuencia, no supondrán una causa de estrés adicional.

2. Tiempo disponible y recursos

Para facilitar el proceso de evaluar con mayor certeza el tiempo que tenemos disponible y si verdaderamente hay una brecha entre demanda y capacidad de respuesta, organizar nuestra agenda personal tiene mucha relevancia.

Ordenar las tareas a ser realizadas y esquematizarlas en tiempo, nos ayudan a valorar de forma realista las nuevas demandas e identificar aquellos asuntos que, probablemente, son distractores del objetivo y, por ende, reducir la sensación de estrés.

Además de los factores citados, las tareas y asuntos que tenemos en mente como pendientes por ejecutar – personales y profesionales – suponen una carga mental muy dura de llevar y una de las principales causas del estrés laboral. ¿Cuántas noches en vela te ha costado repasar constantemente en tu mente los asuntos que tienes pendientes? Seguramente muchas.

A mí me funciona muy bien listar todas las tareas y acciones que debo realizar y establecer miniobjetivos diarios. De allí que mi primer consejo es que listes todos los pendientes – da igual como lo hagas – pues con esa simple acción estas vaciando la mente y dándole un espacio racional para decidir entre lo importante y urgente.

Hasta aquí parece estar claro la relación entre la gestión del tiempo y el estrés. Entonces, ¿qué acciones efectivas podemos hacer para protegernos del estrés?

Definir objetivos congruentes.

La definición de tus objetivos y la congruencia con los de la organización para quien trabajas es esencial: definir los objetivos que determinen los resultados que pretendes conseguir es imprescindible.

Tenerlos claros, nos proporciona la guía para saber qué priorizar, qué es importante, y qué delegar.

Céntrate en lo importante

Aquí es primordial enfatizar que importante no es igual a urgente. Una tarea es urgente cuando requiere de una acción inmediata y que nos presiona, pero no necesariamente son importantes o están en el circuito que nos lleva a conseguir objetivos.

Importante, en cambio, es una tarea que nos lleva a conseguir el objetivo propuesto. Por lo tanto, centrarnos en los asuntos importantes y planificar a conciencia el cumplimiento de las tareas que los atienda, es la condición ineludible para evitar la sensación de estrés.

Se realista al planificar

Seguramente la experiencia en proyectos similares te da una medida para planificar el tiempo que será invertido. Sin embargo, no debemos olvidar las denominadas leyes del tiempo y rendimiento, que nos dan claves para transitar de mejor manera en los imponderables que se presentan en los proyectos.

Cuestiones como “hacer algo siempre te llevará más tiempo del previsto” y “todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar la totalidad del tiempo previsto” deben estar sobre la mesa al momento de planificar.

Por supuesto, no olvidemos a la famosa ley de Murphy, y estimar alguna situación que perjudique la finalización de un proyecto.

Y otras claves

Existen muchas otras acciones y herramientas que permiten una adecuada gestión del tiempo y su impacto para mitigar el estrés laboral, pero no me alcanza el espacio para resaltarlas todas. Además, estoy seguro de que cada uno tiene su propio ritual para recrearse en tiempos de presiones laborales.

Lo que sí es impostergable, es saber medir los recursos con que cuentas y organizar tu día con la mayor precisión.

Recuerda que tan importante son las tareas o acciones diarias que realizamos como los mini objetivos que pretendas alcanzar a diario. Pero no te olvides de incluir en cada jornada un espacio para el descanso.

Sería contradictorio que, después de todo el esfuerzo de valoración y planificación, cedas ante la demanda de trabajo ininterrumpido, que a la larga te dejará una sensación de estrés tan dramática como la que creamos con la percepción.

Al fin y al cabo, la única garantía para sumar a la salud laboral depende del equilibrio en las tareas, la certeza de los objetivos y la conciliación generosa entre las actividades laborales y familiares.