Datos útiles para mejorar nuestra comunicación remota

Ha estado entre nosotros por más de 160 años, y aun hoy hay quienes, antes de comenzar a usarlo, lo golpean varias veces, impostan la voz, y con el aparato prácticamente incrustado en la boca, en un volumen ensordecedor, dicen algo así como: “1, 2, 3… 1, 2, 3… probando… probando… síí… síí… noo… noo…”.

Algo parecido, menos caricaturesco, es cierto, pero igualmente ineficiente, ocurre en la actualidad con el uso de los dispositivos electrónicos que nos hemos visto obligados a utilizar para mantenernos en contacto y en comunicación con nuestras audiencias de interés, en estos tiempos de aislamiento forzoso.

Tal cual el micrófono, estos otros instrumentos tecnológicos nos servirán para mucho, o para muy poco, en una relación que es directamente proporcional al tiempo y la atención consciente que les dediquemos para habituarnos a utilizarlos debidamente, con la misma destreza con la que nos valemos de otros recursos externos.

Comunicación estratégica

Tiene igualmente un alto valor estratégico que sepamos manejar también nuestros recursos internos: la mirada, la voz y la expresión corporal, para compensar la sensación de desconexión que nos produce a todos no compartir la misma sala cuando celebramos reuniones intermediadas por dispositivos electrónicos.

Muchos han convenido en llamarlas “reuniones virtuales”, o “no presenciales”, cuando en estricto sentido son reales y presenciales, aunque ocurran de otra manera.

Cualquiera que sea el tipo de encuentro del que se trate, siempre habremos de apelar a los instrumentos personales con los cuales contamos para comunicarnos con los demás. La diferencia estriba en la necesidad que tenemos de desarrollar nuevos modos, nuevas conductas comunicativas, para adaptarlas a las condiciones del ámbito en el que las llevamos a cabo en la actualidad.

En este ensayo proporcionamos algunas recomendaciones sobre el manejo de varios elementos que intervienen en el aspecto formal de la comunicación intermediada por dispositivos electrónicos.

Escenario e iluminación

El espacio ubicado detrás de quienes participan en la sesión debe ser sencillo, lo más uniforme posible, y sin objetos que imanten la atención del espectador; que sea transparente para quien está del otro lado de la cámara, de forma tal que toda su atención visual se centre en el interlocutor y su mensaje.

• Es conveniente estar ubicados lo más cerca posible de una fuente natural de luz.
• Comprobemos que la iluminación no sea a contraluz, que tiende a oscurecer el rostro de quien está frente a la cámara.
• Evitemos proyectar sombras sobre el fondo que tengamos detrás de nosotros.
• Cuando sea menester contar con luz artificial, conviene que usemos luces cálidas o semi cálidas, que nos iluminen uniformemente, y siempre ubicadas frente al rostro, no justo encima de la cabeza, pues esa iluminación produce sombras que distorsionan la expresión facial.
• La sesión debe transcurrir en un espacio aislado del entorno, en el que no ocurran eventos visuales o auditivos que perturben la comunicación.
  

  La cámara

• Conviene ubicar la cámara a unos 65 centímetros de la cara, y a una altura al mismo nivel de los ojos de la persona que habla sentada frente al escritorio, de forma tal que su mirada se dirija horizontalmente hacia el interlocutor, y no de arriba hacia abajo, o de abajo hacia arriba.
• Debemos apagar la cámara cuando necesitamos hacer algo que podría distraer la atención de la audiencia.

El computador

• Con frecuencia la cámara que utilizamos forma parte del computador desde el cual establecemos la comunicación con el o los interlocutores.
• Es necesario manejar muy bien el computador y la aplicación que usamos para realizar la reunión:
• Activación y desactivación de la cámara.
• Activación y desactivación del micrófono.
• Envío y lectura de mensajes entre los participantes.
• Compartición de documentos.
• Solicitud de turno para hablar.
• Muy atentos a que en la pantalla del computador esté tan solo lo que queremos compartir con la audiencia.
• Identificar las numerosas capacidades que tienen estas aplicaciones.
• Mientras más limpio el sonido, más fácil su comprensión.
• Conviene comprobar la calidad de definición de sonidos del micrófono.
• Los micrófonos de balita, (corbateros, de solapa, etc), suelen reproducir mejor los sonidos que los que vienen instalados en los dispositivos electrónicos.
• Es recomendable hacer pruebas de sonido antes del inicio de las reuniones remotas.
• Debemos apagar el micrófono cuando vamos a decir algo que nada tiene que ver con el propósito de la reunión.

• Conexión visual

• Crear relaciones uno a uno con la audiencia es esencial
  para atraer su atención cognitiva y emocional.
•  En la pantalla de ese computador vemos a las personas en la reunión.
• Cuando hablemos, fijemos nuestra mirada en el espacio del computador donde está la cámara.
• Dependiendo del dispositivo que usemos, la cámara no siempre se percibe claramente (especialmente en las tabletas y en los teléfonos celulares).
• En esos casos, conviene constatar la ubicación exacta de la cámara y dirigir la mirada a ese punto mientras hablemos.
• Hablemos directamente a la cámara.
• Desde ese computador compartimos documentos con el o los interlocutores.
• Debemos evitar hablar mientras vemos los documentos que tenemos en la pantalla de nuestro computador. Perderemos la conexión visual.
• Cada vez que necesitemos tomar alguna información del documento en la pantalla, o en notas en un papel, hagamos una pausa.
• En ese momento, en silencio, buscamos con los ojos esa información.
• Una vez que sabemos lo que vamos a decir, volvemos a la cámara y seguimos con el discurso.
• Mientras es otro quien habla, fijamos nuestros ojos en los suyos y le prestamos toda nuestra atención.
  

  Conexión vocal

• Adecuar la voz al sentido del mensaje es indispensable para incrementar la capacidad persuasiva del expositor.
• La cercanía del micrófono a su boca exige que el hablante se asegure de que la intensidad (volumen) de su voz se mantenga en niveles tolerables para el escucha.
• Una intensidad muy alta causa molestias y rechazo.
• Una intensidad muy baja distrae la atención del escucha.
• Es indispensable articular la máscara facial para emitir sonidos vocales y consonantes inconfundibles que faciliten al escucha la comprensión de los mensajes.
• La modulación justa de la voz enfatiza el valor relativo de asuntos relevantes, de mensajes fundamentales en el discurso.
• El habla serena, pausada, es más eficiente que la estridencia y la alta velocidad.
  

  Conexión corporal

• Armonizar la expresión corporal con el sentido del mensaje es indispensable para evitar los ruidos visuales que distraen a la audiencia.
• Es recomendable ubicarse a unos 60 centímetros de la cámara para que la toma sea lo suficientemente abierta, de forma tal que la audiencia pueda observar los gestos que siempre producimos para acompañar y ampliar los mensajes verbales.
• Acercarse demasiado a la cámara puede producir distorsiones en el rostro.
• La prominencia del rostro del hablante en este tipo de reuniones cobra una preeminencia mayor que cuando podemos ver a alguien de cuerpo entero.
• Recomendamos hacer reflexiones y producir pensamientos positivos y gratos antes de comenzar nuestras reuniones para que el rostro se muestre sereno, tranquilo.
• Tengamos en cuenta que la sonrisa despierta emociones positivas en las personas, lo cual incrementa la atención del otro y elevamos nuestra capacidad persuasiva.
• Son muchos los beneficios de sonreír. Aquí les presentamos solo 10.

Álvaro Benavides La Grecca es Comunicador Social de la Universidad Central de Venezuela; Máster en Comunicación de Masas de la Universidad de Leicester, Inglaterra; egresado del Programa Avanzado de Gerencia del Instituto de Estudios Superiores de Administración, IESA. Ha sido profesor en las universidades Central de Venezuela, Católica Andrés Bello, y en el IESA. Director de Cambridge International Consulting, se dedica a la capacitación y consultoría en comunicaciones para los sectores público y privado en América Latina y España. Es autor de Comunicación Persuasiva, 50 propuestas para impactar a las audiencias de manera eficaz, Los Libros de El Nacional, Caracas, 2011.